Типовые нарушения, которые выявляются при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле

Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле. Должностными лицами проводятся проверки с целью обеспечения исполнения обязательных требований, установленных нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан.

В соответствии с нормативными актами, при проведении проверок предъявляются следующие требования к объектам контроля:

• к материально-техническому обеспечению архивного дела;
• к составлению номенклатур и формированию дел в организации;
• к экспертизе ценности документов дел в организации;
• к хранению и учету архивных документов;
• к подготовке и передаче дел в архив организации;
• к использованию архивных документов;
• к отбору, подготовке и передаче дел на постоянное хранение в государственный и муниципальный архив;
• к комплектованию муниципального архива;
• к исполнению переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Татарстан и находящихся на территории муниципальных образований.

Исходя из этих требований, а также практики контрольной деятельности выявляются следующие основные нарушения:

• отсутствие помещения под архивохранилище, размещение документов в подвальных и чердачных помещениях;
• оснащение деревянными, смешанными стеллажами;
• архивохранилище не оборудовано средствами пожаротушения, отсутствие охранной и пожарной сигнализации, несоблюдение температурно-влажностного, светового режимов;
• несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного хранения, документов по личному составу, личных дел уволенных сотрудников, установленных нормативными актами;
• несвоевременное представление описей дел постоянного хранения, дел по личному составу, личных дел уволенных сотрудников на утверждение и согласование экспертно-проверочной и методической комиссии Госкомархива;
• нарушение сроков передачи упорядоченных дел постоянного хранения организации на хранение в государственный и муниципальный    архив;
• неполный состав учетных документов - отсутствие листа фонда, реестра описей;
• не правильное составление паспорта архива организации;
• несоблюдение сроков согласования номенклатуры дел с Госкомархивом  в соответствии с нормативным актом; 
• как правило в организации отсутствует штатная единица заведующего архивом. Ведение архива возлагают на сотрудника как дополнительную нагрузку к основным обязанностям.